Gmailがものすごい進化を遂げた! 〜 優先トレイを使い倒す

 

拙著『iPhone×iPad クリエイティブ仕事術』でも書いたけど、一度、Gmailの便利さを知ると、もう普通のメールには戻れない。オレも、Google Apps版に独自ドメインを登録して完全にGmial一本にしてしまったほど。オレがインターネットメールを使い始めたのは1995年。その間、どれだけの進歩があったか振り返ってみても、あまり大きなものはなかったような気がする。

強いて挙げるとすれば、HTMLメールとIMAPくらいですかね。だれもが、インターネットメールを「完成したもの」と思っていたんじゃないかな。そんな中、Googleだけはどん欲にメールの使い勝手を改善してくれているんだね。そして、またまたやってくれました。その名も「優先トレイ」。単なるメールの振り分けじゃなくて、インターフェイスも大幅に使いやすくなるこの新機能、ぜひ、試してみてください!

もともとGmailには「迷惑メールフィルター」があるよね。これは、ユーザーがなにもしなくても、自動的に迷惑メールを振り分けてくれる機能。ごくごくまれに失敗もあるけど、その精度は本当にお見事という感じ。Gmailを使いたくなる大きな要素でもある。

今回、新しく追加された「優先トレイ」はその逆ってことだね。ユーザーにとって重要と思われるメールをシステムが自動判別して教えてくれるってこと。迷惑フィルターの実績を考えれば、おそらくそれなりの精度を発揮してくれることが期待できる。

これだけでも歓迎すべきなんだけど、注目すべきはこの「優先トレイ」によってインターフェイスも大幅に改善されってところだね。この見せ方、個人的にはかなり気に入ってます。さっそく、どんな風になるか見てみましょうか。

Gmailをブラウザーに表示させると、上のほうにこんな表示があるはず。

[New! 優先トレイ ベータ版]をクリックしてみましょう。

こんなポップアップが出てくる。2分弱のビデオでおおよその機能は把握できるから、見ておくのもアリ。見終わったら[今すぐ試す!]をクリックだね。

最初にこんな設定画面が出てくる。現時点で、Gmailが重要と判断したリストだね。まぁ、これはあくまでサンプル。「優先トレイ」はユーザーが使いながら育てていくシステムだから、本番はこれから。ここに出てくるものがすべて重要だとは限らない。使い方の予行練習みたいな感じかな。

上の[重要]欄にあるものが重要でないと判断したら、右側の[−」ボタンをクリックしておく。下の[重要マークを外す]にあるものが重要だと思ったら、反対に[+」ボタンをクリックだね。設定が終わったら[優先トレイに移動する]をクリック!

これで「優先トレイ」が有効になりました。左メニューの[受信トレイ]の上に[優先トレイ]ができてるね。右側の表示も、上から[重要な未読メール][スター付き][その他のメール]となっている。これまでの受信トレイが1つのセクションだったのに対して、優先トレイには3つのセクションがあるってことだね。

Gmailが重要なメールと判断したものは今後、[重要な未読メール]に送られてくる。[スター付き]は自分で星印を付けたメールの一覧、その他は[その他のメール」に入れられます。

これだけでもかなり便利そうなんだけど、このセクションをカスタマイズすると、さらにいろんな使い方ができるんだね。画面上部にある[設定]をクリックして、[優先トレイ]を選びます。

これが初期の設定。[優先トレイのセクション]がポイントね。先の画面では3つのセクションが表示されていたけど、合計で4つまでセクションを増やせるんだね。オレはまず、こんな風に変えてみましたよ。

まず、せっかくだから[デフォルトの受信トレイ]を[優先トレイ]にしておいた。でもって、[優先トレイのセクション]はこんなラインアップを組んでみた。右側の[オプション]をクリックするといろいろ設定できますよ。

セクション1:そのまま[重要な未読メール]を表示

セクション2:[未読]にして、未読メールをすべて表示

セクション3:(セクションなし)を[重要]にして、読んだあとでも重要なメールを表示

セクション4:そのまま[その他のメール]を表示

じゃ、[変更を保存]をクリックして、Gmailに戻ってみましょうか。

はい、こんな感じになりました。ちょっと実際に使っているところをイメージしてみましょうか。

1)Gmailを起動したら、真っ先に[重要な未読メール]を読む。

2)読み終えた[重要な未読メール]はその下の[重要]に移動する。

3)次に時間があったら[未読メール]を読む。

4)読み終えた[未読メール]はその下の[その他のメール]に移動する。

5)さらに時間があれば、[重要]と[その他のメール]を削除かラベルに移動して整理する。

こんな感じですね。これまでとなにが変わるかというと、「メールを読める時間に合わせて最適な行動ができる」ってことじゃないかな。フィルターを使う手もあるけど、もし、かなりの精度で重要なメール探しを自動化してくれたら、それだけでも時間と労力の節約になるよね。

さて、一度セクションを4つ作ってしまったら、あとはもっと簡単に、自由自在に表示項目を変えられます。それぞれのセクション名をクリックするとメニューが出てきます。[その他のオプション]を選ぶと……

自分で作成したラベルの一覧が表示されます。この中の1つを選んでみましょうか。

はい、セクションの1つがラベルの中味になりました。こんな風に、サクサクと表示する内容を切り替えて使うのもよさそうですね。セクションを非表示したいときは左側の[−]ボタンをクリックするだけ。まさに、受信トレイが進化した感じですよね。

ところで、この[優先トレイ]での重要度ってどんな風に決まるのか? ちょっと気になりますよね。Googleによれば次のような要素から判断するとのことです。

  • よくメールする相手
  • 閲覧したメール
  • 興味のあるキーワード
  • 返信したメール
  • 最近のスター、アーカイブ、削除の使用状況

「興味のあるキーワード」まで調べているってのがすごいですよね。なるほど、もしかしたら世界中のだれよりもGoogleはオレのことをよく知っているのかもしれない。すごい世の中になったもんですね。個人情報について気になる人は、ちょっと抵抗あるかもしれませんが、オレ的にはこういう世界は受け入れたいと思いますね。

Gmailが学習するまで待てない場合は、手動で重要マークを付けられます。重要にしたいメールの左側にチェックを付けて、上のツールバーから黄色の[+」をクリックですね。

また、フィルターをかけることによって、ある条件に合致するものを重要に入れることもできます。

[設定]から[フィルタ]を選び、[フィルタ]の作成で[常に重要マークを付ける]にチェックを付ければOKです。

さらに、検索キーワードとして、「is:important」を指定すると、重要マークを付けたものだけを検索できます。これもなかなか便利な機能ですね。

Gmailを閲覧できるiPhoneやiPadのアプリでの対応はどうかというと、現時点では標準のメールでは[優先トレイ]は見えません。また、SafariなどでGoogleモバイルを閲覧する際には、設定で言語を[English(US)」にしておけば、「Important」というフォルダーが表示されます。

上の図はGoogleモバイルのビューアーアプリ、G-Wizz!の画面です。左メニューの上から2番目に「Important」ができていますね。現時点ではベータ版ということもあり、その他のアプリでの対応は難しいかもしれませんね。将来的には、とくにオレの愛用するibisMailなんかでこれに対応してくれたらうれしいと思います。ぜひ、お願いしますね!

というところで今日はおしまい。なんか、あたりまえに思っている身の回りのサービスにまだまだ進化する可能性があることを教えてもらっているような気がします。ウェブ、メール、その他のインターネットツールも、その気になれば、もっともっと便利になっていくのでは? 我々ももっと精進しなきゃですね。では、また!

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