Nozbeをより実践的に活用するためのアプリたち「ルーチンワーク編」 〜 Daily Deeds

 

前回に引き続き、『Nozbeをより実践的に活用するためのアプリ』を紹介したいと思います。今回のキーワードは「ルーチンワーク」。毎日繰り返し行う行動をどう管理するかですね。

もちろん、Nozbeには行動に「繰り返し」を設定する機能があります。実は、オレはこれを使っていません。ルーチンの意味をよーく考えてみて、出した答えが、「別のアプリ」を使うでした。

【ルーチンをNozbeで管理することの違和感】

自分が日々、繰り返しやっていることを挙げてみると、ざっとこんな感じになります。

  • Nozbe朝の日次レビュー
  • 朝のメールチェック(Inboxを空にする)
  • 朝のソーシャルチェック(mentionやハッシュタグに返信する)
  • RSSリーダーのチェック(気になるものをRead It Laterへ)
  • Read It Laterの見極め(タグ付けしてEvernoteへ)
  • Evernoteの整理(ブログやセミナーのネタになるものを選別)
  • 夜のメールチェック(Inboxを空にする)
  • 夜のソーシャルチェック(mentionやハッシュタグに返信する)
  • Nozbe夜の日次レビュー
  • ガジェットの充電
  • 翌日使うものをカバンに入れておく

ほかにもいくつかありますが、ちょっと恥ずかしいものが多いので、このくらいにしておきます。

また、週次の収集によっては、ある種のチャレンジングなものがこれに加わってきます。たとえば、オレは最近、英語で話す機会が激減したために、ヒアリング能力が著しく低下していることに気付きました。そこで、

  • ポッドキャストの英語番組を15分聴く

というルーチンを1つ追加しています。

Nozbeを使い始めたころは、これらの行動をすべて「毎日繰り返し」として登録していました。ところが、すぐにいくつかの問題が発生しました。まず、「今日の行動」をカレンダーで見たときに、すさまじい数の項目が並ぶこと。とくに、Googleカレンダーに表示される数がハンパじゃありません。

次に、高熱を出して寝込んだ日など、ルーチンのいくつかを実行できなかった場合ですね。Nozbe上では「期限超過」と扱われるために、完了していない行動は繰り返しであっても翌日のカレンダーには表示されません。

まぁ、これはあたりまえといえばあたりまえ。やってないものを繰り返すわけにはいきませんものね。ただし、熱が下がった次の日に、実行しなかったルーチンワークを今日の日付に移動させるか、やってもいないのにチェックを付けるかのどちらかになります。

もう1つ、個人的にはここがもっとも引っかかる部分ですが、ルーチンワークとそうでない行動を比べると、どうも性格が違うというか、ノリが異なる感じがするんですね。

【ルーチンワークは間に合うための準備】

いろいろな場面で引き合いにだされる話ですが、イチローはピッチャーと対戦する前に「決まった動作」をひととおり行います。バットを持って屈伸して、大きく素振りを数回行い、バッターボックスでバットを目の前に立て……。

だれもが見慣れたあの一連の動作の意味を、オレは「間に合うための準備」だと捉えています。柔軟運動などの身体的効果はもちろん、なによりも大きいのは「自分は今回もしっかり準備した」という自信と確信が得られることじゃないかと。

そんなことをイメージしながら、オレが日々行っているルーチンを見てみると、やっぱり「間に合うための準備」だったと気付きました。

メールのInboxをいつも空にしておくことで、緊急のメールが来ても見逃すことなくすぐに対応できる。情報収集を重ねておくことで、セミナーや原稿の執筆依頼がその場で受けられる。どうでもいいことのように見える「ガジェット充電」も、翌日のパフォーマンスを最大に発揮するための準備にほかなりません。

オレはたぶんやりませんが、「毎朝のジョギング」にしても、健康を維持したり体力を付けたりするという意味で、やはりいざというときの準備だと思うわけです。

一方、Nozbeに登録されたルーチン以外の行動はといえば、オレにとってはまさに本番そのもの。セミナーのスライドを作成したり、原稿を執筆したり、一緒に仕事をする人々とアイデアを出しあったり、すべてが勝負です。

なにかを購入するといった行動でさえも、それ以前の情報収集がなければ、おそらく下手を打ってしまうでしょう。

もちろん、ルーチンワークではないが、ある意味の準備にあたる行動がNozbeに入っていることもあります。たとえば、気になるアプリがあって、「○○というアプリを試用してみる」という行動を登録したとすれば、このブログを書くための準備かもしれません。

ただ、その○○というアプリにしても、やはりルーチンワークの情報収集の中から発見したわけで、「試用してみる」時点ではすでに勝負が始まっているとも考えられます。

「ゴミを捨てる」といった行動もNozbeに入ってしまうと、単なるゴミ捨てとは違う意味を感じてしまいます。どう捨てるのか、その結果どうなっていてほしいのか。「毎朝のゴミ出し」とは違う、一発勝負のような気がしてなりません。

「Nozbeにルーチンワークを入れてしまうと、準備と本番が一緒になってしまう」。これが、オレの感じていた違和感の正体だったわけです。

【Daily Deedsというアプリ】

そこで、オレは準備にあたるルーチンワークを別の方法で管理することに決めました。もちろん、ここで扱う行動のプライオリティーはトップクラスです。なんといっても「間に合うための準備」ですからね。イチローが決してそこで手を抜かないように、オレもきっちりコミットしなくちゃなりません。

そこで、まず、前回紹介したTimeTagですべてのルーチンワークに要する時間を計りました。今日の時点でトータル3時間30分を要することがわかっています。つまり、オレの1日の活動時間が12時間なら、残りは8時間30分。このうち、すでになんらかの行動をだれかと約束した時間を引いた残りがNozbe時間となります。

この時点でオレに必要なのは、ルーチンを淡々とこなしていくための手順書と、うっかり忘れないためのリマインダーだけだとわかりました。とくに、ガジェットの充電や翌日持って行くものの用意は、毎日やっているにもかかわらず、かなりの高確率で失念してしまいます。

またしても、さまざまなアプリを試してみましたが、オレが選んだのはものすごくシンプルな使い勝手のコイツでした!

チェックでカレンダーを埋めるのが快感になる
Daily Deeds(115円:iPhone版)
Daily Deeds - SpoonJuice

やっぱり、毎日使うアプリとくれば、ルック&フィールにはこだわりたいところ。その点でも、このDaily Deedsは合格点ですよ。なんというか、さっぱりした画面構成に独特の色使い。これだけで、かなり愛着が持てますね。

じゃ、さっそく中身をみてみましょうか。アプリを起動します。

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まずはいきなりDropboxのログイン画面。なにに使うのかなと思いながら、連携させてみます。

dailydeeds02.jpg

はい、ここからがDaily Deedsの設定ですね。微妙な日本語ですが、[足す]をタップします。

201103020600.jpg

なるほど、[新習慣]ときましたか。いわゆる新しいルーチンワークということ。まずは行動名を入れて、右下の四角いマスをタップします。

dailydeeds03.jpg

次に、この行動の色を決めます。前回のTimeTagもそうだったけど、この色という要素が使っていて気持ちいいかそうでないかの分かれ道になっているようにも思います。

設定が終わったら[保存]をタップ!

dailydeeds04.jpg

これで1つ目のルーチンワークが作成されました。まぁ、いたってシンプル。基本的にやることはこれだけですよ。続けて、他の行動も登録しておきます。

はい、これが実際にオレが使っているDaily Deedsの画面。どの行動にどれだけの時間がかかるかは、ほぼ完璧に把握しているので、所要時間は付けていません。たとえば「朝のメールチェック25分」のように行動名に続けて所要時間を書いておくというのも1つの手です。

そもそも、このアプリには時間という概念がないんですね。職業や環境によると思いますが、オレは曜日によって仕事の種類がまったく異なるため、ルーチンワークを行う時間帯も日々、変わってきます。つまり、開始時間を設定できないこのアプリがかえって好都合なわけです。

ただし、実行する順番は毎日同じです。というか、先のイチローの例のように、「はい、1つ終了。次いこう!」という感じでやりたいため、順番を変えないことにはかなりこだわっています。

そこで、左上の[編集]ボタンをタップして……

dailydeeds08.jpg

右のコントローラーをドラッグして実行する順番に行動を並び替えます。とにかく、ひたすらDaily Deedsに書かれた順に実行すると決めることで、選んだり悩んだりしなくてすむようにしています。

あとは、実行するたびに真ん中の○にチェックを付けるだけ。一番上から最下部までチェックが付けば、1日が終わるという感じですね。

1日の途中で、あといくつの行動が残っているかがアイコンのバッジでわかる機能も気に入っています。

これが、朝イチの状態ですね。登録してある13個のルーチンワークのうち、行動ずみはゼロ。ここから実行するたびに数字が減っていくわけです。

しばらく使い続けたあと、行動の右側にある[→]をタップすると……

こんなふうに、月間の実行度をレビューできます。これ、子供のころにラジオ体操でハンコを付いてもらったあの感じに似ていませんか? といっても、40代までしか通じないかな。

性格的にこれをやられるとほんと弱いんですね。なんとしても続けてやろうと燃えてしまいます。このあたりもDaily Deedsが自分に合っている部分だと思います。

ちなみに、行動名の右横にある四角いマスをタップすると……

作成ずみの項目でも色を変更できますよ。

でもって、ホーム画面の右下にある[四角+矢印]アイコンをタップすると……

dailydeeds09.jpg

まず、一番下に[Dropboxと同期する]というボタンが見えています。実はこのアプリ、データのバックアップをDropboxに保存してくれるんですね。万が一、アプリを消してしまったり、iPhone5が登場して機種変したりしても、過去の実行履歴を復元できます。

コツコツと築いてきた実行の歴史をしっかり守ってくるうれしい機能だと思います。iPad版が出た際などにもデータを引き継げますね。

さらに、一番上のボタン[Deedsレポートをメール]をタップすると……

dailydeeds10.jpg

なにやらPDFファイルを添付してメールで送れるようです。それならば、Evernoteに送ってみましょうか。どんなファイルが届いているかというと……

dailydeeds11.jpg

こんな感じの実行一覧表でした。この手のアプリにありがちないい加減なレイアウトではなく、かなりキッチリしたのを送ってくれますね。このあたりも好感が持てます。

つまりはこのDaily Deeds、「やったかやらないか」だけを管理する、超シンプルなツールなんですね。でも、ルーチンワーク、すなわち準備のための管理だからこそ、これでいいんだとオレは思います。

開始時間も管理したいならReminders!がおすすめ】

ルーチンワークを行う時間が決まっている、あるいは決めておきたいという人には、Daily Deedsよりもこちらのほうがおすすめです。

開始時間にポップアップで知らせてくれる
Reminders!(115円:iPhone版)
Reminders! Simple Todo and Alerts - Ripe Apps

値段もDaily Deedsと同じ115円。どちらも、ほんと安いですね。Reminders!のメイン画面はこんな感じです。

dailydeeds12.jpg

Daily Deedsと違って、こちらは開始時刻がしっかり付いています。もちろん、並び順も時系列です。

また、あらかじめ「Call」(電話)「Email」(メール)「Todo」(行動)「Check」(確認)などのカテゴリーが用意されていて、「Call」や「Email」には[Who]という設定項目があるのが特徴です。この[Who]にアドレス帳から相手を登録しておくと、項目をタップするだけで電話やメールができてしまいます。

ルーチンワークとして管理するために、上の3つの項目には「Daily」の設定がしてあります。

dailydeeds13.jpg

この状態で一番上にある「Nozbe朝のレビュー」を完了すると……

dailydeeds14.jpg

日付が「Today」から「Tomorrow」に変わり、明日の行動として登録し直されます。あとは、これを繰り返すだけ。開始時刻が来たらポップアップで知らせてくれるのも、Reminders!の名を持つアプリらしい機能ですね。

【Nozbeとの連携】

連携といっても手動ですが、オレは次のような感じでNozbeから流れを作っています。

  1. すでに行っているルーチンワークはすべてDaily Deedsで管理
  2. 週次の収集で新たなルーチンワークが生まれたら、Nozbeには「routine」のコンテキストを付け、スター付き、日付なしでプロジェクトに登録
  3. 2の項目をDaily Deedsに新たなルーチンワークとして登録
  4. 毎朝のレビューでは、その日の持ち時間からルーチンワークを実行するための3時間30分を引いて、実行可能な行動がカレンダーに入っているかをチェック
  5. ルーチンワークの中から生まれた新たな行動(ブログのネタなど)をNozbeに登録

このやり方を始めてから、まだ2か月弱しか経っていません。もしかしたら、この先、別の問題が発生するかもしれません。まぁ、そのたびに修正を重ねていくっていうのが、オレには合っていますね。型を見つけるのはいいけれど、固めてしまうのは好きじゃない。

また、新たな発見があったらこのブログでお知らせしたいと思います。以上が、『Nozbeをより実践的に活用するためのアプリ』ルーチンワーク編でした。では、また!

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4 Responses to “Nozbeをより実践的に活用するためのアプリたち「ルーチンワーク編」 〜 Daily Deeds”

  1. yuta_kun 2011年3月4日 at 12:29 AM #

    生活力向上の夢を抱き、早速ダウンロード試みます!

    私もラジオ体操のハンコはわかりますヾ(@⌒ー⌒@)ノ

    • zonostyle 2011年3月4日 at 12:51 PM #

      ラジオ体操、わかっていただきうれしいです。使ってみたご感想など、#iCreでぜひ、教えてください。

  2. katsu 2011年3月8日 at 11:00 AM #

    nozbeとてもいいサービスだと思うのですが、
    昨日の夕方からあるタスク名が勝手に他のタスクと同じになる障害に苦しんでいます。
    意識的にタスクを頭に残さないようにしていたので、サーバのデータがなくなるとお手上げです。
    メールで質問しても、今のところ何の反応もないし、仕事に思いっきりさし障っています。バックアップもなく、こんなことがあるのだろうかと途方にくれています。
    他にも何人か同じ時間帯から同じ症状がでているとnozbeフォーラムに載っているのですが、nozbeのサービスって本当に信頼していいのでしょうか??機能の向上も大切ですが、GTDをうたった有料サービスであるなら、データがなくなることは避けて欲しかったです。

    • zonostyle 2011年3月8日 at 3:08 PM #

      katsuさま
      私も2年ほどNozbeを使っていますが、今回のようなトラブルは初めてです。
      先ほど、Nozbeの国内ツイッターアカウントから障害があった旨の報告がありました。
      まもなく改善されると思いますが、おっしゃるとおり、このようなトラブルはあってはならないと思います。
      信頼という問題に関しては、昨日まではYESでしたが、今日以降はどのような対応がなされるかにかかって
      いると思います。

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